Una de las claves para lograr aprovechar todo el potencial de los datos que se tienen en el negocio es lograr que esta fluya sin problemas. Esto es mucho más fácil decirlo que hacerlo, en especial porque es raro reconocer que nuestros datos están estancados.
De entrada esto puede sonar un poco extraño, pero si se observa un poco no es difícil reconocer los lugares donde está regada la información:
- Contactos en tarjetas de presentación o papelitos
- Volantes de proveedores o en anuncios de periódico
- Correos electrónicos con pedidos
- Existencias de producto en archivos de Excel y en facturas en papel
- Fotos de publicidad en correos, memorias, redes sociales
- Gastos en tickets de compra y facturas
Y dependiendo de cada giro, la lista sigue y sigue. La información se edita y guarda a medias y rara vez termina en el mismo lugar. El problema con esto es que cuando es necesario tener en poco tiempo información actualizada de un producto o el negocio para una cotización o un reporte, es casi imposible conseguirlo.
La línea de producción de datos, la clave para iniciarse en Big Data
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| Antes eran máquinas de coser y tela, ahora son computadoras y datos. |
Una forma de solucionarlo es pensar en la información que se maneja como otro producto, uno muy valioso. Si se piensa a fondo, tiene mucho sentido. Se trata de un "material" que se puede conseguir de varias fuentes, que conforme se va trabajando en el negocio va adquiriendo más valor y que tiene varios clientes, algunos dentro y otros fuera del negocio. Y definitivamente la gente quiere pagar por ello. Solo hay que pensar en lo que daría la competencia por tener nuestro directorio de clientes ordenados por rentabilidad.
Luego entonces, como los otros productos que hagamos, hay que buscar la mejor manera de producirlo. Lograr que se vaya tratando esa información como si estuviera en una línea de producción. Algunas ideas útiles y recomendaciones para alcanzar esto son:
- Automatiza la publicación de información o programa una fecha previamente: En lugar de enviar correos o publicar en redes sociales manualmente, existen herramientas para que una vez lista la información, esto se haga automáticamente.
- Amplia el número de proveedores y enriquece tu información: Es probable que otras fuentes de te den la información que necesitas más rápido o de mejor manera de las que ya lo tienes. Quizás agregar un nuevo dato signifique toda la diferencia (¿la información del tráfico para convencer a los clientes de ordenar a domicilio?)
- Aprovecha el poder de las herramientas que tienes a tu alcance: Excel y las herramientas de oficina web como Google Drive o Office Online tienen muchas opciones para ayudarte a crear encuestas, obtener resúmenes automáticos, recibir notificaciones de las respuestas y mucho, mucho más. Explora su potencial y úsalo a tu favor. Algo más avanzado pero igualmente efectivo puede ser ifttt o qlikview
- Elimina las tareas de edición cuando sea posible: Si siempre terminas transcribiendo información de un lado a otro, como juntas o teléfonos, ¿por qué no escribirlos desde el principio en su destino final? Lo mismo sucede con notas de remisión y existencias de productos.
- Formatos estándar para toda la información: Aquí la clave es que todo registro en el negocio sea sencillo, simplificado y claro. Incluir solo la información mínima para la transacción (las notas de remisión son un ejemplo), tener una forma sencilla de llenar los datos (tachando las cantidades o fechas en lugar de escribirlas a mano) y hacer que los documentos sean fáciles de entender. Esto incluye también los archivos digitales.
- Identifica lo valioso de cada información y su cliente: No es fácil reducir el papeleo y el procesamiento de los datos si no se conoce primero por qué es útil un dato y a quién le sirve. El solo reconocer estos dos elementos ayuda a decidir quién debe recibir primero y quién después cualquier nuevo dato que se genere.
- Crea productos de información: Esto es el aspecto más atractivo para los negocios, poder monetizar el esfuerzo de organizar sus datos. La idea es aprovechar la información organizada, actualizada y útil para ofrecerla como productos de asesoría o complementos. Pueden costar o no, pero siempre deben agregar valor. Catálogos de productos, reportes de tendencias o recomendaciones son algunas opciones.
Con estas recomendaciones es posible pasar poco a poco del desorden total a una cadena de actividades para producir datos, misma que pone las bases para la analítica de datos y hace más factible lograr los beneficios de Big Data.
¿Cómo organizas tu información? ¿Tienes alguna herramienta o procedimiento favorito? ¿Cuál es la información que más trabajo te cuesta ordenar? Comparte tus ideas en los comentarios.
Más información
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