Ya desde hace un tiempo la oficina también está en la nube. En este campo la suite ofimática de Microsoft ha perdido terreno frente a Google Drive, y parece que al fin Office busca reivindicarse con una actualización. En ella hay opciones muy interesantes para los pequeños negocios, pues con un poco de creatividad, se pueden lograr herramientas interesantes para hacer más interactivo un sitio web.
Es por eso que aquí les muestro cuatro opciones de usar el nuevo Office online para enriquecer un sitio web
1. Catálogos de productos
Uno de los usos más directos es publicar el catálogo de productos. Para esto, Excel ofrece una versión interactiva de los datos para poder encontrar fácilmente el producto que se busca y poder imprimir o descargar el catálogo ordenado como se quiera. Un ejemplo es el siguiente:
| Codigo | Descripción | Unidades por paquete | Minimo de pedido | Semanas aprox entrega | Dscto pronto pago |
| P1 | Agenda de bolsillo Zen | 5 | 2 | 1 | 5% |
| P2 | Portaminas 0.5 mm varios colores | 30 | 1 | 2 | 6% |
| P3 | Gomas de grafito | 20 | 1 | 2 | 8% |
| P4 | Carpeta de 1.5" con estampado | 5 | 3 | 1 | 5% |
| P5 | Bloc esquela de cuadro 7mm | 10 | 5 | 1 | 9% |
| P6 | Regla de 30 cm. | 60 | 2 | 2 | 3% |
| P7 | Lapiz americano 2HB | 40 | 1 | 2 | 5% |
| P8 | Sacapuntas fantasía varios diseños | 15 | 1 | 3 | 7% |
| P9 | Libreta rayada tamaño frances 60 hojas | 10 | 5 | 2 | 5% |
La principal ventaja es que esta transformación se puede ejecutar sobre las tablas que ya se tengan en el sitio web. No es necesario convertirla a un formato nuevo.
2. Calculadora de ventas
Para hacer presupuestos de los productos o servicios que se ofrecen, es posible incluir una pequeña hoja de cálculo con los conceptos a llenar. Un ejemplo:
Aquí se muestran los precios de cada producto con fines de claridad. Ya dependerá de cada quien si mostrarlos y arriesgarse a exponerse a la competencia o mantenerlos ocultos. De cualquier manera, es importante que los precios estén actualizados (un fecha de vigencia no está de más) para darle confianza al cliente.
3. Guías o instructivos
Sean de mantenimiento, instalación, para hacer una solicitud o proceso. Si ya se tiene un documento escrito, sea en .docx o .pdf se puede insertar sin mayor problema de editar el diseño. Además se puede permitir o no la impresión y descarga del documento. Es posible elegir también las dimensiones del documento, para que se vea correctamente en el sitio web, como en este caso:
En suma, es una opción con mayor contro y flexibilidad que otros servicios online ya existentes.
4. Encuestas de satisfacción
Una de las funciones que desde hace mucho ya están disponibles en otras soluciones y que a Office le habían hecho falta. Funcionan como es de esperarse. Se diseña la encuesta, se obtiene un vínculo y se comparte. Las respuestas terminan en un archivo de Excel. Un ejemplo está en http://1drv.ms/1emqeVo¿Vale la pena?
Al final estas son solo algunas de las cosas que se pueden lograr con la actualización de Office. Mientras que algunas funciones son nuevas respecto a sus competidores, como los archivos de Excel modificables, hay otras (las encuestas) que solo ponen al corriente a la herramienta de Microsoft que para muchos no ofrecía lo suficiente.
Por el momento una de sus grandes ventajas es la compatibilidad en formato con los archivos de Office, pues mientras que en otras opciones el formato se pierde, en Office Online todo lo que se descarga es igual a como se ve. Además es gratis y mucho de la apariencia es igual a la última versión de Office de escritorio. Solo el tiempo dirá si está apuesta es suficiente para ganar mayor aceptación de los usuarios.
¿Crees que son útiles estas nuevas funciones? ¿Qué otros usos le puedes dar a estas herramientas? ¿Le alcanza con esto a Office online para competir? Comparte tus ideas en los comentarios.
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