ABC de la factura electrónica en México

Desde el pasado 31 de marzo los días de la factura de papel en México han terminado. Tras un largo camino de cambios iniciado en 2004, todo negocio que deba expedir facturas o comprobantes fiscales lo tiene que hacer de forma electrónica. Esto incluye a las personas físicas con actividad empresarial, a las que expiden recibos de honorarios y a quien pague sueldos. En pocas palabras, a todos.

Las consecuencias de no hacerlo son bastante considerables.

Por cada factura no emitida de esta manera habrá una multa de entre 12 y 69 mil pesos, además de que sin facturas electrónicas no será posible deducir gastos del impuesto sobre la renta o ISR.

Dado que ahora la factura electrónica es algo inevitable para cualquier negocio en México, es importante saber lo básico del tema, y con ello tomar mejores decisiones para cumplir con este requisito. A continuación algunas de las preguntas más frecuentes respecto a este tema.

¿Qué es una factura electrónica?

Por más inocente que parezca, esta es una cuestión básica de entender hoy en día. Si bien antes por factura se entendía un documento en papel con cierto formato y elementos, hoy la factura electrónica propiamente dicha es un archivo XML con una estructura definida por el SAT y que incluye información sobre una transacción comercial. "Al natural", una factura electrónica se vería así:

Evidentemente, esto es difícil de entender por un ser humano. Es por ello que este archivo puede imprimirse en papel, comprobarse a través de internet, almacenar electrónicamente, enviarse por correo electrónico y leerse en formato electrónico a través de un documento PDF o HTML generado a partir del archivo XML original. Con ello es más sencillo poder saber quién fue el emisor, el receptor y el resto de los datos de la transacción.

Otro dato importante, la factura electrónica debe entregarse al cliente en máximo tres días. Si no es así, el folio utilizado para generarla pierde validez.

¿Qué diferencia hay entre el esquema CFD y CFDI?

Desde un punto de vista de negocios, son muchas las características que distinguen al CFD del CFDI y como la intención es hacer esto fácil de reconocer para todos, aquí una lista de las más evidentes:

• El CFD es más antiguo (2004) que el CFDI (2011)
• El CFD ya no es válido (lo fue hasta el 31 de diciembre de 2013), mientras que el CFDI sí.
• Los CFDIs se comprueban en un sitio distinto al de los CFDs
• Para generar un CFDI es necesario timbrarlo o asignarle un folio. Aqui es donde interviene un Proveedor Autorizado Certificador (PAC) que valida la factura ante el SAT. Esto no sucede con los CFDs
• El esquema CFD obligaba la creación de un reporte mensual ante el SAT aún si no se hubiera generado ningún CFD en el mes. Con el CFDI esto ya no es necesario.
• Técnicamente, el CFD y el CFDI se rigen por estándares diferentes o lo que es lo mismo, su documento de especificación XSD no es el mismo.

¿Qué debe llevar una factura electrónica?

Los requisitos pueden variar según el giro del negocio, para lo cual nunca está de más revisar el artículo 29 (página 38) del Código Fiscal de la Federación. Sin embargo y únicamente como referencia, he aquí una lista de los elementos que una factura electrónica debe tener por lo menos:

• Nombre o razón social del emisor
• RFC del emisor
• Régimen fiscal del emisor
• Domicilio fiscal o del local desde donde se expide la factura si se trata de un negocio con más de un local
• Número de folio del SAT
• Sello digital del SAT
• Sello digital del emisor
• RFC del receptor
• Descripción de los bienes y/o servicios incluidos en la transacción
• Precio unitario y total de la compra con número y letra
• El monto de los impuestos generados en la transacción, detallado por cada impuesto
• Lugar y fecha de expedición
• Fecha y hora de certificación

¿Qué necesito para facturar electrónicamente?

Para poder generar todos los datos arriba mencionados y por consecuencia generar facturas electrónicas, es necesario tener lo siguiente:

• Firma electrónica avanzada o Fiel. Se obtiene con el SAT e incluye una contraseña.
• Certificado de sello digital. También obtenible con el SAT y necesario solo si no se es persona física.
• Una aplicación para facturar. Puede ser la que ofrece el SAT, o la de algún proveedor.
• Folios digitales para ocupar cada que se genere una factura. Mismos que vienen dentro de la aplicación para facturar y dependiendo del Proveedor Autorizado Certificador o PAC, pueden o no tener un costo.

¿Qué obligaciones tengo para manejar facturas electrónicas?

El primero y más importante es el tener que almacenar el medios electrónicos la factura, que como ya sabemos, se refiere al archivo XML. Esto aplica a quien emite y a quien recibe las facturas.

Adicionalmente, es necesario comprobar la autenticidad de las facturas, lo cual se puede llevar a cabo en el portal del SAT. Además existen manuales de usuario del propio SAT en caso de necesitar un poco de ayuda.

Otras dos obligaciones de quien recibe facturas electrónicas son el tener un programa que pueda leer el formato de la factura electrónica, mismo que se cumple con la herramienta arriba mencionada y el disponer de herramientas para hacer copias de seguridad y antivirus, esto con el fin de garantizar, dentro de lo posible, el cuidado de las facturas.

¿Cuánto cuesta facturar electrónicamente?

La respuesta corta es tanto como se quiera. Lo anterior debido a que el SAT solicita a los PAC o proveedores certificados de CFDI poner a disposición del público de forma gratuita una herramienta para generar y expedir CFDIs, mismos que deben cumplir con los requisitos mínimos para que sean válidos.

La lista completa de proveedores, junto con su respectivo servicio gratuito, está disponible en la página del SAT.

Adicionalmente, y el negocio de quienes se registran ante el SAT como PAC, cada proveedor tiene una herramienta o solución de pago, la cual ofrece funciones adicionales no disponibles en la herramienta gratuita y que probablemente signifiquen alguna ventaja administrativa para algún tipo de negocio en especial. La oferta es ya muy variada y existen paquetes que incluyen cierta cantidad de timbres por un precio determinado. Como con cualquier otro producto, lo ideal es consultar las opciones (disponibles también en el SAT) y elegir el que mejor nos funcione.

La factura electrónica en México es un hecho y aunque la adopción ha sido lenta, existen ya muchos detalles a considerar al momento de elegir una estrategia de facturación para el negocio. La intención al final debe ser lograr un mayor eficiencia que con las facturas de papel y automatizar este requisito oficial con sus respectivos beneficios. ¿Conocías las opciones para facturar electrónicamente? ¿Has tenido problemas para hacer la transición del papel al electrónico? ¿Qué otros detallles sobre la factura electrónica te gustaría conocer? Comparte tus ideas en los comentarios. 

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