Cuando se trata de comprar, todos los productos nos prometen mil y un maravillas. El caso del software no es nada diferente. Con la variedad de actividades que pueden ser apoyadas por un programa, es muy fácil sentirse abrumado por la cantidad de opciones disponibles para hacer una sola cosa.
Sin embargo, como con cualquier producto, hay algunas claves que facilitan tomar la decisión correcta.
Éstas, además de facilitar la elección de la mejor compra, permiten tener mejores argumentos para negociar con los proveedores de sistemas. De esta manera es más probable que obtengamos el programa que realmente hace falta y no el que nos dicen que necesitamos.
1. ¿Realmente lo necesito?
Puede parecer una pregunta obvia, pero en muchos casos es mejor reflexionar antes de gastar. Lo anterior porque es muy fácil ver a la tecnología como la solución mágica a cualquier problema. Un ejemplo es no poder atender muchos pedidos diferentes de forma eficiente por lo fácil que es cometer errores en los detalles de la orden (unidades, importe, costo del flete, tiempo de entrega, etc.).
Una solución sencilla (aunque no necesariamente barata) parece ser comprar una aplicación que procese los pedidos. Si todos los datos se dan de alta en el programa ¿Qué puede salir mal?
La verdad, es que pueden fallar muchas cosas. Después de todo, la tecnología por sí misma no hace otra cosa que hacer muy rápido una tarea. Y si de origen el problema no está en el sistema, sino en cómo se llenan las órdenes de pedido (con un formato que no tiene toda la información necesaria), ni el sistema más caro podrá resolver el problema.
En otras palabras, una aplicación muy buena usada dentro de un proceso mal diseñado sólo hará que sea más rápido cometer muchos errores. Para evitar caer en esta falsa solución es mejor definir primero el aspecto del negocio que se quiere mejorar, y si en alguna de las iniciativas para lograrlo se incluye usar software nuevo, adelante.
2. ¿Qué se puede comprar?
Una vez identificada la necesidad, lo que toca es ponerle nombre. Pero no de un producto en particular, sino de la categoría a la que pertenece. En la industria del software de negocios existen estas clasificaciones funcionales para organizar mejor los programas de diferentes proveedores.
A veces la traducción es sencilla, a veces es mejor recurrir a catálogos de software que describan cada programa y permitan compararlo con otros de su tipo. Dos referencias respetables al respecto son
CNET y
Softonic, ambas en español.
Siendo muy generalista, las principales categorías que pueden interesar a una Pyme son:
- Punto de venta: Programas para registrar las ventas, imprimir el ticket de compra y hacer el cierre de caja.
- Checadores de entrada: Para llevar el control de asistencia de los empleados.
- CRM (Administración de relaciones con el cliente): Programa que permite tener en un solo lugar el expediente histórico de los clientes, sus datos, compras pasadas, preferencias, quejas, etc.
- Administración de proyectos: Programas para facilitar la colaboración de grupos, llevar registro de metas, entregables, tiempos, resultados.
- Administrador de contenidos (CMS): Sistema informático para publicar y administrar fácilmente contenido multimedia de la empresa en internet. Útil para armar catálogos, tiendas, sitios web, aplicaciones, étc.
- Contabilidad y facturación: Programa para llevar registro de entradas y salidas de dinero, contabilidad interna que facilite conocer el estado del negocio mes con mes. Aplicaciones para generar facturas electrónicas (de las que ya hablé anteriormente).
- Manejo de inventarios: Programas para llevar un registro de los materiales usados, comprados, en almacén e identificar fácilmente la cantidad de faltantes, desperdicios, el momento de ordenar nuevamente y en qué cantidad.
- Comercio electrónico: Aplicaciones para montar una tienda virtual.
3. ¿Qué calificar?
Finalmente llegamos al momento de evaluar las diferentes ofertas. Claramente no existe una regla que aplique a todos los negocios y no es mi intención presentar una guía exhaustiva de cada uno de los factores que se deben considerar al adquirir software, misma que podría confundir más que orientar. Esto ya que la realidad de cada negocio puede cambiar el resultado final de una comparativa y lo que conviene a unos puede perjudicar a otros.
Sin embargo, existen cinco aspectos que en general resuelven buena parte de las dudas y que evitan a un pequeño negocio ser presa de las ofertas milagrosas. Al identificarlos usualmente existen suficientes elementos para elegir claramente una propuesta sobre las demás.
Estándar o a medida
La primera decisión esta en escoger si usar software estándar o encargar un desarrollo a medida. Mientras que el primero se considera un producto "de caja", que no tiene gran personalización para adaptarse a cada negocio, si incluye los elementos que todo negocio necesita, algo de agradecer si no se tiene mucha experiencia en la función que soporta el programa.
El desarrollo a medida por su parte, muy socorrido entre los negocios, busca escribir de cero un programa 100% personalizado. Los beneficios que trae tener software con todas las personalizaciones que hagan falta pueden no ser tan positivas cuando toman mucho tiempo y dinero para terminarse.
Propietario o libre
El caso del software propietario es la opción "clásica": una empresa desarrolladora de software vende su programa o solución cómo un producto terminado. Consecuencia, no es posible modificarlo más allá de lo que el productor permite. A cambio tenemos "la garantía" de tener un responsable a quien acudir cuando haya problemas.
El software libre es algo diferente.
Una comunidad de programadores cooperan en la medida que pueden a desarrollar un programa que al ser comunitario, sólo puede ser compartido (aunque en la realidad sea vendido cómo parte de una oferta más grande). Aunque parezca arriesgado el no tener una empresa que respalde el programa, un proyecto de software libre con una comunidad nutrida puede ser en ocasiones más efectiva.
Más detalles en un artículo anterior.
Instalado o en la nube
El software instalado es el tradicional,
donde existe un archivo o archivos instaladores (con terminación .exe o .msi si se trata de Windows)
que deben de ejecutarse y ser compatibles con la computadora donde se piensa utilizar. Para utilizarlo, debe copiarse e instalarse a cada computadora que lo necesite. Si en algún momento una computadora se descompone, las demás que tengan una copia del software pueden funcionar sin problema.
El software en la nube por el contrario, es más flexible en condiciones normales pero más complicado de reparar en caso de haber problemas. Funciona con el principio "todos para uno, uno para todos".
Con estar instalado en una computadora (que no necesariamente tiene que ser del propio negocio) todos los equipos pueden utilizar el programa y junto con él, la información que se genere. Sin embargo, su control es más complicado y muchas veces es necesario tener permanentemente una conexión a internet.
Anteriormente se había tratado este tema más a fondo.
Licencias o propiedad del código
Comprar software se dice fácil, qué se está comprando exactamente es más complicado. En general se puede adquirir una licencia o el código fuente del programa. En el primer caso, bastante común con las grandes empresas desarrolladoras de software y el software estándar o comercial, lo que se adquiere es un "permiso" para usar un programa que pertenece a la compañía de software. Esto significa no poder hacer modificaciones en el programa que hagan falta, aún cuando se tengan los conocimientos y recursos para hacerlo.
Cuando lo que se compra es el código fuente, el negocio tiene propiedad completa del programa y sus componentes. Por ello, si quiere reemplazar un componente interno por otro o hacerlo crecer para aumentar sus funciones no hay impedimento más allá de los recursos necesarios para hacerlo. Incluso podría vender licencias a otros negocios si le conviene. Este esquema es común para los desarrollos a medida y las empresas pequeñas de software.
Un solo pago o renta
La última decisión tiene que ver con la forma en que se va a pagar el producto. La forma tradicional es hacer un solo pago y tener derecho al programa mismo junto con algunas actualizaciones menores (las que se hagan antes de cambiar de versión). En este esquema el software es un bien que se recibe y en dado caso, se puede volver a vender.
La alternativa que se vuelve más común poco a poco, gracias al software en nube y a las grandes empresas de software, es la renta de los programas. Funcionan como un servicio tecnológico. Por una cuota mensual o anual, se tiene acceso al programa, sus actualizaciones, parches de seguridad y soporte técnico. Aunque el monto de las rentas es menor al de una compra, no hay nada que vender ni la posibilidad de dejar de usar el programa por un tiempo sin dejar de pagar.
Los factores anteriores se pueden combinar para tener una guía más precisa del tipo de software con el que estamos tratando. Como se puede ver además, no todas las combinaciones de factores son posibles. Por ejemplo, el software libre y el propietario tienen formas muy distintas de adquirirse; lo mismo suele suceder con el software instalado y el que reside en la nube.
Resaltadas al final del esquema, se encuentran las opciones de software más comunes para las pymes:
- La compra de licencias de software estándar propietario para instalar en equipos por un solo pago, por ejemplo Microsoft Office 2013 (a no confundir con Office 365).
- La renta de licencias de software estándar propietario en la nube, por ejemplo la suite de programas de diseño Adobe Creative Cloud o Google Apps para negocios.
- La renta de software estándar libre en la nube con propiedad del código, mismo que aunque puede parecer contradictorio, se presenta con la renta de instalaciones de Wordpress para tener páginas web de gran funcionalidad. La renta en este caso se aplica al equipo y el soporte para tener la aplicación funcionando.
Estas combinaciones suelen ser las más viables pues permiten adquirir capacidades tecnológicas sin incurrir en grandes inversiones.
Elegir el mejor programa para el negocio es una solución delicada que ayuda a hacer que rinda el dinero y evitar que la inversión se vuelva un desperdicio. ¿Crees que hay otros factores que considerar para comprar software? ¿Has tenido problemas para encontrar opciones de un tipo de programa en especial? ¿Has pagado por usar software en la nube? Comparte tus ideas en los comentarios.
