¿Tienes tecnología nivel Excel?

Como pequeño negocio muchas veces hay que improvisar, especialmente cuando se trata de tecnologías de información. En lugar de comprar programas especializados para cada actividad, lo más lógico, barato (y hasta cierto punto recomendable) es conseguir uno general que sirva para casi todo. Ningún ejemplo es mejor que la hoja de cálculo, pero ¿la aprovechas como debe de ser? Comprueba tu nivel de manejo de estas herramientas con esta lista de usos.

¿Qué es una hoja de cálculo?

Para fines prácticos, es un programa que une las bondades de una libreta cuadriculada y una calculadora recargada. Esto permite trabajar fácilmente con gran cantidad de números y textos pequeños, que bien pueden describir productos, clientes, proveedores o materia prima.

Si bien Excel es la opción más conocida de este tipo de programas, no es el único. Algunas opciones gratuitas para Windows son Libreoffice Calc, Openoffice Calc o Kingsoft Spreadsheets.

Pero exactamente ¿cómo se puede manejar un negocio desde alguno de estos programas?

Usos y abusos de la hoja de cálculo

Son muchos los usos que se le pueden dar a las hojas de cálculo. La intención en todo momento debe ser que se logre más que el simple almacenamiento de información. Algunos ejemplos de como sacar provecho a una hoja de cálculo son

Bases de datos

El uso más sencillo es ser un registro histórico de la información. Las ventas del negocio mes con mes, el registro de compras de los clientes más frecuentes, las cantidades de producto disponible, las entradas y salidas de dinero, todo se puede almacenar en forma digital. Fácil de corregir, actualizar y ampliar, es el primer paso para volver flexible la información.

Cómo sacarle provecho 

Es básico definir una estructura de encabezados y seguirla al pie de la letra. Esto significa que cada que se registre un nuevo elemento se deben llenar todos los datos. Pensando en un registro de ventas los encabezados a incluir serían doce:

• Fecha
• Numero de venta
• Articulo vendido
• Cantidad
• Precio unitario
• Importe total
• Forma de pago
• Nombre del vendedor
• Venta al mayoreo /menudeo
• Tipo de cliente (primera vez/ frecuente)
• Encontro todo lo que buscaba (si/no)
• Correo electrónico del cliente (opcional)

Además se puede dividir mejor la información si se tiene un archivo maestro que almacene todo el detalle del producto o del cliente y varios archivos pequeños que describan solo lo necesario para la contabilidad, el envio de promociones, la cobranza, etc.

Así, si el archivo maestro tiene 12 campos que llenar, para cobranza solo serán necesarios 4, mientras que para enviar promociones quizás solo sean 3.

Presupuestos y formatos

Probablemente el segundo uso más común. Con un programa de este tipo es sencillo diseñar notas de venta, recibos, cotizaciones, etc. Aunque no solo es para cuestiones externas, también se pueden crear formatos de salida de equipo u órdenes de compra. En poco tiempo se pueden crear bibliotecas de plantillas de los documentos más básicos para que funcione el negocio, lo cual sin duda, hace que se proyecte una imagen más profesional.

Cómo sacarle provecho

Lo ideal es no solo crear la plantilla para imprimirla y llenarla a mano, sino llenar el mínimo de datos en la computadora y aprovechar las fórmulas para sumar los totales (=suma( )), calcular el IVA (=CELDA*0.16), calcular porcentajes de comisión o utilidad etc.

Incluso las funciones =si( ), =concatenar( ) y =extraer( ) pueden hacer más sencillo el generar claves de producto solo con escribir el nombre del mismo.

Calculadoras

Este es un derivado del uso anterior pero que aprovecha de mejor manera las fórmulas que ofrecen los programas de hoja de cálculo. La intención es estandarizar las cotizaciones de los productos o servicios, al pedir algunos datos de entrada y obtener a cambio el precio a ofrecer al cliente, o el esquema de pagos para darle facilidades.

Es útil tanto para cotizar rápidamente, como para evitar los "descuentos especiales" que hagan algunos vendedores. Además, si se usan soluciones en nube, es posible ofrecer cotizadores a los clientes.

Cómo sacarle provecho

Entre más flexible sea la calculadora para cotizar, mejor. Esto significa poder modificar a detalle cualquier aspecto de una venta y seguir obteniendo una cotización correcta. Un ejemplo es poder elegir la cantidad exacta de producto a ordenar, el tipo de envio para hacerlo llegar al cliente, el tipo de pago que usará y el costo de incluir servicios adicionales al producto. Para lograrlo es necesario usar una buena cantidad de fórmulas matemáticas, lógicas, de texto y operaciones aritméticas.

Un buen detalle es también incluir la vigencia de la cotización que se muestra y recordar cambiar los factores de cotización cuando sea necesario.

Tabuladores

Siguiendo la máxima "papelito habla", otro de los usos que tiene la hoja de cálculo es la creación de tabuladores que muestren los diferentes niveles válidos de un precio, de consumo o de desempeño. Esto facilita a empleados, clientes y proveedores conocer por sí mismos su situación con el negocio.

Son ejemplos comunes, los rangos de precio de un viaje en taxi según las distancias, el costo por unidades compradas (menudeo, medio mayoreo y mayoreo), el número de compras al mes, semestre o año para alcanzar un nivel de cliente frecuente, etc.

Cómo sacarle provecho

Los principales beneficios de los tabuladores provienen del control que dan. Internamente pueden servir como control visual a un empleado, como una tabla pegada en su área de trabajo, para comprobar que está cumpliendo los requisitos mínimos. Externamente, le dan certeza al cliente de que se le está tratando conforme a lo establecido, algo especialmente útil cuando se ofrecen promociones.

Un nivel más avanzado de su uso se logra en combinación con la fórmula =buscarv( ). Permite obtener información adicional sobre un producto a partir de una leyenda base. Un ejemplo de su uso es el poder agregar información repetitiva a muchos productos de forma rápida, como los días de garantía para los productos de la categoria "Importados".

Herramienta de análisis

La intención de tener un registro histórico del negocio siempre debe ser el conocer mejor al mercado y cómo se esta respondiendo a sus demandas. Antes de pensar en soluciones de inteligencia de negocios o modelos analíticos con nombres imposibles de entender, las hojas de cálculo pueden ayudar a entender como va cambiando el mercado mientras pasa el tiempo.

Un buen inicio siempre es crear gráficas para entender a grandes rasgos como están compuestos los datos. Las gráficas de pastel, de barras o de dispersión permiten entender cómo se compone nuestra base de clientes, como se comparan las ventas al contado y a crédito o como va cambiando el nivel de ventas mes con mes, respectivamente.

Con estas nociones como base es posible hacer un análisis numérico y conocer el importe de las ventas promedio, que tanto varía este importe mes con mes o cuáles son los productos más vendidos. Todas son respuestas clave para dirigir mejor el negocio.

Cómo sacarle provecho

Dos son los beneficios más importantes que se pueden obtener. Primero, el conocer fácilmente si logramos el punto de equilibrio propuesto para un mes dado, es decir vender lo suficiente para no deber; segundo, conocer la estacionalidad del negocio.

El primer caso implica crear una plantilla con las metas económicas del negocio y el catálogo de precios. En base a ellos, es posible determinar en dinero, cuánto se debe vender mínimo cada día para lograr el objetivo. Conforme se avance, las fórmulas que se incluyan pueden dar indicios de nuestro avance y combinadas con el formato condicional y gráficas de dispersión, pueden servir como tablero de control.

El segundo caso requiere de más interpretación y tiempo, pues es necesario guardar registros de ventas de cada día del año para graficarlos, mensual, semanal o diariamente. El "pulso" de venta que se obtenga mostrará claramente cuándo son las temporadas fuertes y débiles del negocio.

Cuidado: todo por servir se acaba

Aunque pareciera que las hojas de cálculo pueden resolver todas las necesidades relacionadas con información, es importante tener presente que como todas las tecnologías, tienen un límite. A medida que la empresa crezca, las funciones serán cada vez más insuficientes para procesar pedidos, generar reportes o dar seguimiento a clientes sin errores y rápidamente.

Por ello, hay que estar listo a dar el salto y buscar tecnología más potente para que las herramientas vayan creciendo con el negocio. ¿Pero cómo darse cuenta?

Los focos de alarma

Algunos de los síntomas para empezar a buscar subir de nivel tecnológico y quitar a la hoja de cálculo del puesto principal son:

• La estructura original ya no es suficiente, pero tampoco hay una respuesta clara de qué se debe agregar.
• Solo una persona entiende los datos que ahí se encuentran.
• Es necesario guardar un archivo maestro en varias partes para que no se vuelva lento o se trabe la computadora.
• Cuesta mucho trabajo responder hasta las preguntas más sencillas. 

Para muchas Pymes las hojas de cálculo son la primera apuesta para digitalizar sus actividades y como tal, vale la pena reconocer su potencial para permitir que el negocio crezca plenamente desde su etapa más temprana. Sin el conocimiento de sus capacidades, es muy fácil que se vuelvan un cuaderno de apuntes dentro de una computadora, desperdiciando el valor que se puede generar a partir de ellas.

¿Qué tanto ocupas Excel en tu negocio? ¿Has necesitado calcular algo rápido pero no tuviste otra opción que hacerlo manualmente? ¿Qué otros usos le puedes dar a este tipo de programas en tu negocio? Comparte tus ideas en los comentarios.