¡No pierdas tu negocio! Manten tus datos a salvo

Uno nunca sabe lo que tiene hasta que lo pierde. 

Esto es lo que viven los negocios cuando por un descuido, un accidente o un crimen se pierden los dispositivos donde está guardada la información de una cotización, el número del proveedor o el nuevo diseño de lona que tanto costó. Los celulares, laptops, tablets e incluso memorias USB contienen información crítica para un negocio que en cuestión de segundos puede desaparecer y poner la operación normal de rodillas.

Aunque desafortunadamente esto es un tema que poco interesa mientras no haya un accidente, he aquí algunas recomendaciones para tener la información del negocio siempre disponible, pase lo que pase.

Celulares/Tablets

Estos dispositivos son todo un deposito de información cuyo valor crece poco a poco sin que lo notemos. Y es que aunque pareciera que todo en estos aparatos está disponible en internet, hay tres cosas que faltan de inmediato:

Los contactos

Para un pequeño negocio, los números de teléfono, historial de mensajes con direcciones y los nombres de proveedores, clientes, socios y aliados son un activo básico. Mas aún, cada mes que pasa se agregan nuevos contactos y es muy probable que sean estos datos más recientes los que más falta hagan.

Para evitar esto existen aplicaciones que permiten respaldar automáticamente esta información y enviarla luego a algún destino en especial, como un correo electrónico.

Una opción para los dueños de un dispositivo Android es Super Backup SMS & Contacts. Gratuita (aunque con anuncios), permite respaldar automáticamente cada cierto tiempo los contactos y enviarlos a una dirección Gmail predeterminada.

Las fotos

Aunque pareciera inocente, la cámara de un teléfono o tablet permite muchas veces guardar "copias" de documentos importantes, lo mismo que anotar direcciones o publicidad. Por ello cuando desaparecen también perdemos un poco de nuestros conocimientos sobre el mercado o el negocio.

Una función útil para respaldar fácilmente las fotos, nuevamente para los usuarios Android, es la función de carga automática de fotos de la aplicación de Google+. Sin sacrificar la resolución de las fotos y con la posibilidad de configurarlo para que respalde solo en redes Wifi, es una opción perfecta para respaldar imágenes al instante.

Por cierto, las fotos se mantienen privadas y solo accesibles para el dueño para poder escoger qué compartir y que no. Un agregado interesante al respecto es el modo fiesta de la misma aplicación, donde todo lo que se sube se comparte dentro de un evento:

Las notas

Aunque no es lo más frecuente y los papelitos aún son una opción tentadora, tener las pequeñas notas de las juntas, las ideas para escribir un correo importante o los detalles de un pedido a entregar dentro del celular tiene sus ventajas. La más directa, se puede respaldar automáticamente en la nube o en un correo electrónico.

La recomendación en este caso es Gnotes. Sencilla, gratuita y potente, es una aplicación de Android que permite guardar lo mismo imágenes que texto o sonido y subirlo todo como un borrador a Gmail o a su propio sitio.

Otra opción a revisar es OneNote de Microsoft que con los recientes cambios que ha tenido es más interactiva y abierta con Android, aunque también más pesada y menos compatible. Cuidado: es gratuita por un tiempo limitado (probablemente hasta que tengan suficiente publicidad).

Otras recomendaciones

Además de las aplicaciones, hay algunas sugerencias para hacer más fácil el respaldar los datos:

• Configurar la actualización por Wifi. No se sabe cuánta información se vaya a respaldar cada vez, y es una gran decepción necesitar enviar un correo urgente y descubrir que el internet móvil se fue en respaldar unas fotos. Cada aplicación tiene una opción para poder subir todos sus datos sólo cuando se conecte a una red Wifi.
• La nube es solo para lo más indispensable. Aunque no lo parezca, los dispositivos inteligentes son máquinas de producir información. Ningún servicio gratuito será suficiente si se quiere respaldar toda foto, texto, contacto y dato que se genera en la tablet o smartphone. Lo ideal es respaldar lo que realmente queremos guardar, aprovechar el espacio gratuito en los servicios que tengamos, e ir eliminando lo que no necesitemos.

Laptop

La computadora es muchas veces el corazón de todo el negocio, guardando lo mismo facturas, que catálogos de productos, directorios de clientes y proveedores. Todo esto se mezcla además con una buena dosis de información personal. Por ello vale la pena cuidar con la medida más antigua que existe: precaución.

Copias de seguridad de los archivos

Para hacer un respaldo el método más sencillo es simplemente copiar la información de un disco a otro. Tan fácil como copiar y pegar. Claro que al tener carpetas llenas de información, esta tarea puede complicarse.

Una opción no del todo amigable, pero gratuita y efectiva es Cobian Backup. Permite a los usuarios Windows copiar todos los archivos que hagan falta con solo especificar la ubicación de origen y la de destino. Es más seguro que copiar y pegar manualmente y puede programarse para cantidades muy grandes de datos, tanto así que al terminar puede también apagar el equipo.

Además los más avanzados tampoco estarán decepcionados. Las copias completas, incrementales, parciales y encriptadas también están soportadas.

Otra opción para respaldar es usar los servicios del almacenamiento en nube como Dropbox, OneDrive o Google Drive, aunque siempre con la idea de que sólo lo más importante se va a poder respaldar aquí.

Otras recomendaciones

• Los respaldos, entre más separados mejor. De nada sirve hacer copias de seguridad si se guardan en el mismo lugar que la computadora. Lo ideal es buscar espacios independientes (en la casa, la oficina, lugares de confianza) donde guardar copias de la información, para que si una copia se pierde, es robada, se destruye, otras estén disponibles.
• Los discos duros externos o portátiles son la opción. En lugar de pensar en CDs, DVDs o memorias USB que son más frágiles y fáciles de perder, tener un disco duro portátil permite respaldar la información en un medio suficientemente robusto. Los precios están entre los $1,000 y $2,000 MXN, dependiendo de la capacidad y marca. Eso sí, no son infalibles.
• Comprobar que el respaldo funciona. Suele pasar que cumplida la "obligación" de respaldar, ya no se revisa si la copia realmente se puede leer. Más vale pasar dos minutos más abriendo archivos al azar que pasar un momento amargo en el futuro.

Memorias USB

Aunque para algunos puedan parecer dispositivos en desuso, lo cierto es que muchos emprendedores llevan toda su información consigo en una memoria de este tipo exponiendo, sin querer o sin saberlo, toda su información.

Fáciles de perder, destruir, robar o infectar, son un "mal necesario" para poder compartir documentos e imprimir archivos con clientes y proveedores por igual.

Aunque en su momento estuvo de moda el instalar aplicaciones "portables" para darles más usos y mejorar su seguridad (e incluso hay proyectos aún vivos hoy en día), lo cierto es que la mejor medida para evitar perder la información es no guardarla en estas memorias.

En otras palabras, en vez de usarlas como respaldo, deben usarse como medio de transporte. Se debe copiar solo lo necesario para cada día y borrarlo lo más pronto posible. Este pequeño hábito asegura que los archivos originales estén en otro lugar, como en la computadora o un disco duro externo.

Otras recomendaciones

• Un archivo tan viejo que ya no se recuerda por qué esta ahí es el primer candidato a ser eliminado. Tan simple como eso.
• Tener muchas carpetas en la memoria es signo de que hay que respaldar. Usualmente una carpeta  llamada "Imprimir" y otra llamada "Compartir" deberían ser más que suficientes. El resto debe ir de regreso a la computadora.
• Escanea todo, escanea seguido. Aunque un antivirus no es ni de cerca la solución a todos los problemas, mantener la memoria limpia evita riesgos para los archivos que contenga y los de la(s) computadora(s) a la(s) que se conecte.
• Cuidado con los archivos .inf .exe .vbs que no se sabe de dónde vinieron. Aunque no es una regla universal, es probable que se trate de un virus. Por más atractivo o familiar que sea el nombre, si no lo creamos nosotros, lo mejor es borrarlo.

Hay muchas herramientas para poder tener más seguros los datos de nuestro negocio y para cada dispositivo, además de los programas, los buenos hábitos son básicos para perder la menor cantidad de información posible cuando suceda un imprevisto. ¿Has tenido problemas por datos perdidos? ¿Cómo has solucionado la pérdida de datos? ¿Sabes cuánto le cuesta a tu negocio perder su información? Comparte tus ideas en los comentarios.